In naher Zukunft werden Lieferanten ihre Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen überwiegend in digitaler Form als E-Rechnung stellen müssen. Die öffentliche Verwaltung und Lieferanten müssen sich auf diese Herausforderung vorbereiten.
Die Vereinheitlichung elektronischer Handelsprozesse hat eine lange Historie. Seit Anfang der 80er Jahre haben private Unternehmen mit dem Problem der Automatisierung im elektronischen Handel zu kämpfen. EDI (electronic data interchange) wurde zur Lösung für Unternehmen, die bereit waren, ihre Automatisierungsprobleme in branchenspezifischen, kostenintensiven und organisatorisch komplexen Projekten mit ihren Dienstleistern, Kunden und Lieferanten zu lösen. Diese frühe Technologie und das Fehlen von Erfahrungen machten eine umfassende Nutzung von EDI schwierig und führten zu branchenspezifischen Silos wie z.B. in der Automobilindustrie, im Lebensmittelhandel, im Interbankenverkehr oder der amerikanischen Industrie. Im Ergebnis brachte EDI keine passende Lösung für die breite Masse an Unternehmen und Verwaltungen.
Durch die E-Rechnungs-Verordnung[1], die die EU-Richtlinie 2014/55/EU[2] umsetzt, sind die meisten Barrieren, die wir in der alten EDI-Infrastruktur finden können, beseitigt. Für die Kommunikation mit verschiedenen Kunden und Anbietern gibt es einheitlich definierte Dokumente, Prozesse und Übertragungswege, deren Nutzung wie im Fall der elektronischen Rechnung europaweit standardisiert und reguliert werden kann. Für die E-Rechnungen sieht der Gesetzgeber das XML Format entsprechend der EN 16931[3] sowie den Standard XRechnung vor. Ziel ist es mithilfe der verbesserten Struktur der Daten eine optimale Verarbeitung zu ermöglichen, einschließlich der Übertragung über elektronische Kanäle. Die Maschinenlesbarkeit erlaubt zudem eine (teil-)automatisierte Überprüfung und fördert damit die potenzielle Ressourceneinsparung.
Das iFLOAT Projekt stimmt sich bei der kommunalen Umsetzung der E-Rechnung eng mit dem Vorhaben des Ministeriums des Innern und für Sport (MdI) in RLP ab. Die Inbetriebnahme des ZRE RLP ist bis April 2020 geplant. Zeitgleich zum Landesprojekt erfolgt die technische Umsetzung und Pilotierung der integrierten E-Rechnungslösung der Städte Koblenz und Neustadt an der Weinstraße im Rahmen des Projektes iFLOAT unter Nutzung der ZRE-Basisdienste. iFLOAT setzt dabei einen integrativen Rechnungsempfang und die automatisierte Rechnungsverarbeitung in den Pilotkommunen um. Die Lösung basiert dabei auf einer Kommunallizenz für ein Dokumentenmanagementsystems (DMS)[1] welches um entsprechende Schnittstellen zur jeweiligen Finanzsoftware der beiden Kommunen ergänzt und mit dem zentralen E-Rechnungseingang des Landes RLP verknüpft wird. Da die Einführung dieses DMS, betreut durch die KommWis GmbH, auch für zahlreiche andere Kommunen über die Kommunallizenz im Land RLP zur Umsetzung der E-Akte geplant ist, profitieren auch andere städtische Verwaltungen von der Pilotierung durch entsprechende Nachnutzungsmöglichkeiten der durch iFLOAT bereitgestellten E-Rechnungslösungen. Aktuell befindet sich die Stadtverwaltung Koblenz im Pilotbetrieb und testet die angepassten Workflows innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Als einer der am weitesten verbreiteten elektronischen Rechnungsprogramme, unterstützt B2BRouter das iFLOAT Projekt als E-Rechnungstechnologiepartner, passt hierfür die B2BRouter Lösungen für den deutschen Markt an und erleichtert damit die Vernetzung von öffentlichen Verwaltungen und Lieferanten in Deutschland. Für die Rechnungsstellung bietet B2BRouter eine kostenlose Lösung für alle deutschen Lieferanten an. Das B2BRouter Webportal erfüllt alle relevanten deutschen und europäischen E-Rechnungsanforderungen, unterstützt verschiedene E-Rechnungsformate und enthält alle relevanten Funktionen für die Erstellung und den Versand von Rechnungen über das PEPPOL eDelivery-Netzwerk an die öffentlichen Verwaltung und jeden anderen Einkäufer in Europa. Für die öffentliche Verwaltung ermöglicht das B2BRouter Webportal den Empfang von elektronischen Rechnungen entweder direkt über das PEPPOL eDelivery Network oder über einen entsprechenden ZRE. Zusätzlich kann die B2BRouter-API öffentlichen Verwaltungen, Lieferanten oder anderen Dienstleistern dabei helfen, eine integrative E-Rechnungslösung zu realisieren und die jeweilige IT-Landschaft an nationale und europäische E-Rechnungsanforderungen anzupassen. Die meisten Anwendungsfälle von B2B-Router sind bereits im Livebetrieb und können über das Webportal bezogen werden.
Um die interne und interkommunale Zusammenarbeit der zahlreichen Arbeitskreise und Cluster-Initiativen in den Ländern Rheinland-Pfalz, Hessen und Baden-Württemberg zu bündeln, ist eine interaktive Online-Umgebung nach dem Vorbild zahlreicher kollaborativer Projekte zielführend. Durch diese Plattform besteht die Möglichkeit, dass sich Gruppen von 20-40 Personen bzw. Organisationen – fachspezifisch oder über Querschnittsthemen – regelmäßig austauschen können. Um diese so genannten Arbeitskreise auch „virtuell“ führen zu können, braucht es geschlossene Benutzergruppen, also eine Umgebung, in der die Mitglieder des Arbeitskreises zu jeder Zeit die Chance des Austauschs ergreifen können. Die Plattform ermöglicht: Informationen zu teilen, orts- und zeitunabhängig zusammenzuarbeiten und dadurch den Wandel zu gestalten.